Zásady ochrany osobních údajů

1. Přehled

Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak společnost Dental Education, Inc., působící pod obchodním názvem Intake.Dental („my“, „naše“ nebo „služba“), shromažďuje, využívá a chrání údaje. Používáním služby vyjadřujete souhlas s níže uvedenými podmínkami.

2. Co neděláme

Chceme jasně uvést, co s vašimi údaji neděláme:

• Údaje neprodáváme třetím stranám.
• Nesdílíme informace s marketingovými společnostmi.
• Nesledujeme pacienty pro reklamní účely.
• Nepřistupujeme k chráněným zdravotním údajům (PHI) pacientů, s výjimkou případů nezbytných pro poskytování služeb.
• Nepoužíváme údaje pacientů k trénování umělé inteligence nad rámec požadovaných služeb.

3. Co shromažďujeme

Informace o účtu ordinace

Název ordinace, adresa a kontaktní údaje, spolu s fakturačními údaji, preferencemi subdomén a uživatelskými účty zaměstnanců.

Údaje o pacientech

Demografické údaje pacientů, kontaktní údaje a lékařská/stomatologická anamnéza předložená prostřednictvím vstupních formulářů, dále informace o pojištění, elektronické podpisy a údaje o schůzkách.

Technické informace

Typ a verze prohlížeče a IP adresy pro zlepšování služeb a monitorování bezpečnosti.

Anonymní statistiky využití

Sledujeme, jak často jsou funkce produktu využívány, a to pouze v souhrnné podobě (například počty na úrovni funkcí podle dne, ordinace a role zaměstnance). Tyto statistiky neobsahují žádná jména, identifikátory uživatelů ani informace o pacientech, nelze je přiřadit k žádné konkrétní osobě a slouží výhradně ke zlepšení Služby a přizpůsobení jejího rozhraní. Nevytváříme profily chování jednotlivých uživatelů.

4. Ochrana údajů

Všechna data pacientů jsou šifrována pomocí AES-256-GCM s naším vlastním dvouvrstvým šifrováním Glyph (součástí každého účtu) a ukládána na naší infrastruktuře splňující požadavky HIPAA.

5. Hosting dat a infrastruktura

Data jsou uložena na Amazon Web Services (AWS) pro úložiště a výpočetní výkon v souladu s HIPAA a na Supabase pro databázové služby. Oba poskytovatelé působí na základě vlastních smluv o zpracování osobních údajů (BAA) uzavřených se společností Intake.Dental.

6. Externí poskytovatelé

Mezi služby patří AWS, Supabase, Stripe, náš partner pro integraci PMS, API pro ověřování pojištění, Twilio (textové zprávy a hlasové služby), poskytovatele transakčních e-mailů, poskytovatele podnikových modelů umělé inteligence (používaných pro dokumentaci a generování obsahu s podporou AI, kteří vaše data nepoužívají k trénování svých modelů), Daily.co (video) a DeepL (překlad formulářů). Každý z nich je vázán buď smlouvou o zpracování údajů (BAA), nebo v případě potřeby ekvivalentní dohodou o zpracování údajů.

7. Zpracování plateb

Údaje o kreditních kartách neukládáme. Zpracování platebních údajů se řídí zásadami ochrany osobních údajů společnosti Stripe.

8. Textové zprávy (SMS)

Ordinace využívající tuto službu mohou prostřednictvím platformy zasílat svým pacientům textové zprávy s potvrzením termínů, upomínkami a oznámeními o změnách v rozvrhu; oznámení, když se pro pacienty na čekací listině ordinace uvolní dřívější termín; odkazy na vyplnění vstupních a registračních formulářů; jednorázové ověřovací kódy; a odpovědi na konverzace iniciované pacientem. Pacienti poskytují své mobilní číslo a souhlas s přijímáním těchto zpráv přímo od své zubní ordinace – při rezervaci termínu, ve vstupních nebo registračních formulářích ordinace nebo osobně v ordinaci.

Žádné mobilní údaje nebudou sdíleny s třetími stranami ani přidruženými subjekty pro marketingové či propagační účely. Údaje o souhlasu odesílatele textových zpráv a tento souhlas nejsou nikdy prodávány ani sdíleny s žádnou třetí stranou.

Četnost zpráv se liší v závislosti na vašich termínech a požadavcích. Mohou být účtovány poplatky za zprávy a data. Pacienti se mohou z odběru textových zpráv kdykoli odhlásit odpovědí STOP na libovolnou zprávu a mohou odpovědět HELP pro získání pomoci. Odhlášení je na celé platformě zpracováno okamžitě.

9. Soulad s HIPAA

Společnost Dental Education, Inc. uzavírá s každou registrovanou ordinací smlouvu o obchodním partnerství (BAA) bez dalších nákladů.

10. Bezpečnostní opatření

Mezi implementovaná opatření patří šifrování AES-256-GCM, TLS 1.3, infrastruktura AWS v souladu s HIPAA, ochrana proti běžným webovým útokům a izolovaná datová prostředí pro každou ordinaci.

11. Vaše práva

Ordinace mají kdykoli přístup ke všem údajům o svých pacientech a mohou je exportovat; rovněž mohou požádat o jejich vymazání v souladu s platnými požadavky na uchovávání údajů.

12. Oznámení o narušení bezpečnosti dat

O dotčených ordinacích budeme informovat do 72 hodin od zjištění bezpečnostního incidentu, který má dopad na PHI.

13. Ochrana soukromí dětí

Údaje o nezletilých pacientech jsou zpracovávány v souladu s HIPAA, platnými státními zákony a vlastními zásadami ordinace.

14. Mezinárodní data

Údaje o pacientech jsou uloženy na serverech umístěných ve Spojených státech.

15. Změny zásad

Datum „Poslední aktualizace“ bude odrážet veškeré změny těchto zásad. Pokračování v používání služeb po obdržení oznámení znamená souhlas s aktualizovanými podmínkami.

Kontakt

Máte dotazy k těmto zásadám? Napište na e-mail support@intake.dental.