Open Dental zůstává vaším systémem pro správu ordinace, vaším rozvrhem a vaším jediným spolehlivým zdrojem informací. Toto je doplněk, který v reálném čase čte a zapisuje data prostřednictvím API Open Dental. Nejedná se o náhradu ani o migraci.
Vygenerujeme pro vaši ordinaci API klíč. Ten vložíte do programu Open Dental v části Nastavení > Pokročilé nastavení > API pomocí funkce Přidat klíč. API běží prostřednictvím služby eConnector programu Open Dental na vašem serveru. Většina ordinací, které využívají služby eServices programu Open Dental, ji již má nainstalovanou. Zkontrolujte, zda se v Správci služeb Open Dental (Nástroje > Různé nástroje > Správce služeb) zobrazuje stav „Nainstalováno, spuštěno“. Pokud není nainstalována, je třeba ji nejprve nastavit. Klíč otestujeme a vy budete připojeni. Na vašich pracovních stanicích se nic neinstaluje a není nutné žádné připojení k databázi, VPN ani přesměrování portů. Nežádáme vás, abyste měnili způsob, jakým Open Dental provozujete, i když ordinace používající mnohem starší verzi možná budou muset provést aktualizaci, aby mohly využívat některé funkce API. Klíč můžete kdykoli deaktivovat přímo v Open Dental.
Umělá inteligence přebírá hovory, které na ni přesměrujete: mimo pracovní dobu, v případě přetížení recepce, jako druhou linku nebo z jakýchkoli linek, které si vyberete. Na dotazy týkající se ordinačních hodin, místa, pojištění a nových pacientů odpovídá podle pokynů, které jí zadáte. V systému Open Dental vyhledá volajícího podle jména nebo telefonního čísla, případně založí kartu nového pacienta a poté najde volný termín. Před rezervací tento termín v reálném čase ověří v systému Open Dental. Termín se zapíše do vašeho rozvrhu krátce poté, co s ním volající souhlasí, obvykle do jedné minuty. Zápis se provede s délkou odpovídající typu návštěvy (nebo délce poslední podobné návštěvy daného pacienta), s využitím časového vzorce odvozeného od vašich vlastních termínů, a to v ordinaci, ve které je daný poskytovatel obvykle zapsán. Pokud není v daném okamžiku možné se připojit k eConnectoru, rezervace se uchová a pokus o její provedení se zopakuje; nedojde k jejímu ztracení. Pokud nelze rezervaci zapsat vůbec, například proto, že se nepodařilo najít odpovídající kartu, je předána na recepci, místo aby byla zrušena.
Pokud volající zruší schůzku, umělá inteligence mu přečte vaše storno podmínky, pokud nějaké máte. Následně zruší schůzku v systému Open Dental (stav „Zrušeno“) bez přesunutí do seznamu „Neplánované“ a vaše ordinace o tom bude informována. Pokud volající změní termín, AI zarezervuje nový termín se stejným ordinačním místem, délkou trvání a typem schůzky a se stejným poskytovatelem, pokud volající nepožádá o jiného. Poté nahradí poznámku k původní schůzce řádkem „přesunuto na <datum>“ a zruší ji, takže jakékoli poznámky, které váš tým k původní schůzce měl, budou přepsány. U přesunuté dentální hygieny ještě není hygienistka zapsána do nové schůzky, proto ji přeřaďte v modulu Schůzky. Můžete omezit, které návštěvy AI přesouvá sama. Zapněte toto nastavení a AI bude přesouvat pouze návštěvy nových pacientů, čištění zubů, pohotovostní a konzultační návštěvy, zatímco vše ostatní, jako je příprava korunky nebo ošetření kořenových kanálků, předá vaší recepci. Seznam si zvolíte sami. Pokud je toto nastavení vypnuté, AI může přeplánovat jakýkoli typ schůzky. Klinické dotazy a spory ohledně fakturace se předávají vašemu týmu, místo aby na ně AI odpovídala. V případě zubní pohotovosti AI rezervuje pohotovostní návštěvu a mimo ordinační hodiny postupuje podle kroků pro pohotovostní kontakt, které jste nastavili.
Nastavení spočívá v zadání klíče API a telefonního čísla, nejedná se o migraci. My vám klíč vystavíme, vy jej vložíte do nastavení API v Open Dental a ověříte, zda se eConnector v nástroji Service Manager aplikace Open Dental zobrazuje jako spuštěný – a tím je připojení hotové. Poté přesměrujete linku, kterou chcete pokrýt: sledovací číslo, linku mimo pracovní dobu nebo přebytečné hovory z vašeho hlavního čísla. Načteme vaše pracovní hodiny, poskytovatele, typy a délky schůzek, preference plánování a odpovědi, které váš tým již poskytuje, a vy můžete provést testovací hovory, než přesměrujete živou linku. Služba AI Receptionist stojí paušálně 499,99 $ měsíčně s měsíční smlouvou, včetně 14denní zkušební verze a smlouvy BAA. Není nutná žádná migrace dat, žádná konverze a na počítačích v ordinaci není třeba instalovat žádný software.
Ne. Open Dental zůstává tam, kde je, a nadále představuje váš hlavní zdroj informací. Tato aplikace se k němu připojuje prostřednictvím API Open Dental a zapisuje údaje do kalendáře, který již používáte. Není třeba provádět migraci dat ani synchronizovat druhý kalendář.
Ano. Při zrušení se použije akce „Break“ z programu Open Dental, takže je schůzka označena jako „zrušená“, není přesunuta do seznamu „Neplánované“ a vaše ordinace je o tom informována. Při přeplánování se nejprve rezervuje nový termín, přičemž se zachovají operační sál, délka trvání a typ schůzky a – pokud volající nepožádá jinak – i poskytovatel. Poté nahradí poznámku k původnímu termínu řádkem „přesunuto na <datum>“ a zruší jej. Díky tomu, že se nejprve provede rezervace, volající nikdy nezůstane bez termínu, pokud v průběhu procesu dojde k nějaké chybě. Můžete zapnout nastavení, aby AI přesouvala pouze návštěvy nových pacientů, dentální hygienu, pohotovostní a konzultační návštěvy a ostatní typy schůzek odesílala na vaši recepci. Seznam si zvolíte sami. Pokud je toto nastavení vypnuté, může přesouvat jakýkoli typ schůzky.
Ne. Umělá inteligence zruší schůzku, aniž by ji přesunula do seznamu neplánovaných schůzek, a proto je označena jako „zrušená“, nikoli jako „odložená“ v tomto seznamu. Pokud vaše kancelář využívá seznam neplánovaných schůzek pro následné kroky, mějte to na paměti při kontrole zrušených schůzek.
Receční s umělou inteligencí nepotvrzuje termíny při příchozích hovorech. V případě připomínek termínů, když pacient potvrdí termín odpovědí na připomínkovou SMS, kliknutím na potvrzovací odkaz v e-mailu nebo prostřednictvím volitelného automatického potvrzovacího hovoru, nastavíme stav termínu na „Potvrzeno“ podle vlastního nastavení vaší ordinace. Toto nastavení provedeme ve vašich definicích v Open Dental při první potřebě. Potvrzovací text nahradí pole „Poznámka“ u daného termínu. Náš přehled termínů také načítá stav „Potvrzeno“ z Open Dental, takže potvrzení, která tam zadá vaše recepce, se zobrazí i na naší straně.
Systém vyhledává volné termíny v kopii vašeho rozvrhu, která se aktualizuje každých 15 minut. Jakmile si volající vybere poskytovatele a aplikace Open Dental je dostupná, systém těsně před potvrzením zkontroluje aktuální časový stav daného poskytovatele. Pokud byl termín právě obsazen, nabídne jiný čas. Kontrola se týká poskytovatele, nikoli ordinačního křesla, takže pacient objednaný telefonicky může sdílet ordinaci s pacientem jiného poskytovatele. Pokud je v daném okamžiku váš eConnector mimo provoz, rezervace se pozastaví a zapíše se, jakmile bude opět funkční, bez této závěrečné kontroly aktuálního stavu, takže váš tým by měl zkontrolovat rezervace provedené během výpadku.
Délka typu schůzky, kterou si volající rezervoval, nebo délka poslední podobné návštěvy daného pacienta, pokud ji máme k dispozici. Časový rozvrh odpovídá vašim vlastním schůzkám, takže časy lékařů a asistentů vypadají tak, jak je váš tým rezervuje. Poskytovatelem je ten, u kterého byla volajícímu rezervována schůzka. Ordinace je ta, ve které je tento poskytovatel nejčastěji rezervován, na základě vašich vlastních nedávných schůzek v Open Dental. Při změně termínu se zachovává délka původní schůzky a ordinace.
Ne. Využívá výhradně API Open Dental, a to pomocí klíče, který zadáte v Open Dental a který tam můžete kdykoli deaktivovat. Neexistuje žádné přímé připojení k databázi. Open Dental účtuje poplatek za přístup k API nám jako vývojáři, nikoli vaší ordinaci.
API aplikace Open Dental běží přes eConnector na vašem serveru, takže pokud je eConnector mimo provoz, nelze do Open Dental nic zapsat. Umělá inteligence však i tak přijme hovor a zaznamená rezervaci. Zápis do Open Dental se opakuje každých několik minut po dobu až 48 hodin a pokud se zápis stále nedaří, obdrží vaše ordinace e-mail, aby někdo mohl záznam zadat ručně. Na vašem ovládacím panelu se zobrazuje, kdy byl naposledy přijat. Nechte server zapnutý přes noc, aby se zpracovaly rezervace mimo pracovní dobu a noční aktualizace.
Zatím jsme to neověřili u žádné ordinace využívající Open Dental Cloud. Pokud používáte Open Dental Cloud, kontaktujte nás ještě před zahájením zkušební verze a my s vámi nejprve ověříme připojení přes API.
Žádost se předá vašemu týmu spolu s informacemi, které shromáždila umělá inteligence: kdo je volající, o co požádal a číslo, na které má být zpětně zavoláno. Někdo se tím může dále zabývat, místo aby pracoval s hlasovou schránkou. Klinické dotazy, spory ohledně fakturace, nouzové situace a cokoli, co volající požádá o eskalaci, se předávají dál, nikoli zodpovídají.
Můžete si je nechat. Není kvůli tomu nutné vypínat eServices. Do určité míry se tyto služby překrývají, protože se zabýváme také registračními formuláři, upomínkami a zasíláním SMS, ale rozhodnutí o tom, zda je sloučit, je třeba učinit až poté, co uvidíte, jak fungují obě služby, a ne hned první den.
Podepisujeme smlouvu o zachování důvěrnosti (BAA) a zdravotní údaje (PHI) jsou v klidu šifrovány na úrovni jednotlivých polí. Přístup je omezen pouze na vaši ordinaci a klíč k rozhraní API Open Dental zůstává ve vašem vlastnictví, takže jej můžete kdykoli deaktivovat.
Pokud používáte Open Dental a dochází vám k zmeškání hovorů, nemusíte měnit systém. Tento nástroj přijímá hovory, odpovídá na běžné dotazy a zapisuje nové termíny přímo do vašeho aktuálního rozvrhu v Open Dental – a to v délce odpovídající danému typu návštěvy a v obvyklé ordinaci daného poskytovatele. Prostřednictvím API Open Dental také ruší a přeplánovává termíny přímo v systému. Všechny klinické, finanční nebo nejasné záležitosti jsou předány příslušné osobě.
Open Dental je ochranná známka společnosti Open Dental Software, Inc. Intake.Dental je samostatný produkt, který není spojen se společností Open Dental Software, Inc., ani není touto společností podporován či sponzorován.
Open Dental si ponecháte. Tento systém zvedá telefony, když to vaše recepce nestihne, a vyřizuje nejčastější dotazy, které váš tým dostává: otevírací doba, adresa, přijímaná pojištění, noví pacienti. Zaznamenává nové termíny do vašeho aktuálního rozvrhu v Open Dental v délce odpovídající danému typu návštěvy a u poskytovatele, kterého si volající vybral. Zrušení termínu provede tak, že daný termín v Open Dental zruší, a přeplánování provede tak, že zarezervuje nový termín a zruší ten původní – obojí prostřednictvím API Open Dental. Klinické dotazy, spory ohledně fakturace a vše, v čem si není jistý, předá vašemu týmu.
20minutová ukázka na Vašem rozvrhu a Vašich kódech výkonů. Žádné přepínání, žádná migrace, žádná výměna systému.
