AI recepce je software, který automaticky zajišťuje administrativní práci zubní ordinace: recepční s umělou inteligencí přijímá a zapsává každý hovor 24 hodin denně, 7 dní v týdnu ve více než 29 jazycích, před každou návštěvou se automaticky ověřuje nárok na pojištění, pacienti vyplňují digitální vstupní formulář ještě před příjezdem, klinické záznamy se samy navrhují k posouzení poskytovatelem a systém automaticky doplňuje termíny opakovaných návštěv — vše se zaznamenává zpět do systému pro správu ordinace, který váš tým již používá.
Každý krok funguje samostatně, ale pořadí je důležité: propojení s PMS poskytuje data do AI telefonu, AI telefon je předává do analytického systému a analytické údaje získají účetní hodnotu teprve tehdy, když je na vašem webu nainstalován tracker. Postupujte podle tohoto pořadí od začátku do konce.
Obousměrná synchronizace s Dentrixem, Open Dental, Eaglesoftem, Dentrix Ascend, CareStackem a dalšími systémy. Platforma načítá váš rozvrh, pacienty, karty, pojištění a účetní záznamy – a může do těchto systémů zpětně ukládat termíny, klinické poznámky, dokumenty a platby. Váš PMS zůstává hlavním systémem pro evidenci; nedochází k žádné migraci dat.
Front Desk AI není jen doplňkem k vaší stávající telefonní lince – jedná se o kompletní cloudový VoIP systém pro vaši ordinaci, navržený tak, aby každý zazvoněný hovor přispíval do stejné informační vrstvy jako vaše formuláře, rozvrh a účetní kniha.
Speciální linka pro marketingové účely a neomezený počet dalších sledovatelných čísel – jedno pro každou reklamu, kampaň, e-mailovou kampaň nebo profil na Googlu. Každé číslo nese informaci o svém zdroji, takže když telefon zazvoní, hned víte, která marketingová investice ho přiměla zazvonit.
Vytvořte telefonní stromy, které pozdraví volajícího podle linky, přesměrují hovor na příslušné oddělení nebo poskytovatele, přehrají hlášení mimo pracovní dobu a přepojí volajícího na správné místo – recepci, hlasovou schránku nebo AI recepční – aniž by k tomu někdo musel sáhnout na telefon.
Většina platforem vykazuje aktivitu – kliknutí, zobrazení, návštěvy. Tato platforma vykazuje výsledky, protože je to jediná úroveň, která zaznamenává jak kliknutí na reklamu, tak dokončenou léčbu. Jakmile jsou kroky 1 a 5 hotové, automaticky se zaznamenají následující údaje:
Údaje o kliknutích na reklamy se zaznamenávají spolu s identifikačními čísly kliknutí a cenou v okamžiku, kdy návštěvník vstoupí na stránku – není třeba exportovat data z reklamních platforem do tabulek.
Počet zobrazení stránek, zdroje návštěvnosti, značky kampaní a odkazující stránky – vše propojené do jedné cesty každého návštěvníka, nikoli rozptýlené do jednotlivých relací.
Telefonní hovory procházejí stejným procesem: výsledek, rezervace, hodnocení a přepis hovoru, a to vše v souvislosti s kampaní, která vedla k tomuto hovoru.
Útoky na zdravotnictví nejsou jen hypotetickou hrozbou – ordinace se stávají terčem výhrůžek s žádostí o výkupné a dochází ke krádežím databází pacientů. Tato architektura počítá s nejhorším scénářem a činí jej bezvýznamným:
Veškerá komunikace mezi vaším systémem PMS, vašimi pacienty a platformou probíhá přes šifrovaná TLS připojení. Žádná data se po síti nepřenášejí v čitelné podobě.
Každé chráněné pole – jméno, datum narození, zdravotní stav, záznam v kartě – je před uložením samostatně zašifrováno pomocí algoritmu AES-256-GCM. Nejedná se o šifrování celého disku, které při spuštění systému odemkne veškerá data: každé pole je šifrováno samostatně.
Kromě toho jsou chráněná data překódována do proprietárních symbolů, přičemž klíče jsou uchovávány odděleně od samotné databáze – jde o druhý zámek s druhým klíčem, který se nachází na jiném místě.
Ne. Platforma se propojuje s vaším stávajícím systémem pro správu praxe (PMS) – Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack a dalšími – a zajišťuje obousměrnou synchronizaci. Váš systém PMS zůstává hlavním záznamovým systémem, každý zápis do něj je možné zapnout či vypnout podle vašeho uvážení a nedochází k žádné migraci ani výpadkům.
Ano. Systém načítá váš aktuální rozvrh a rezervuje skutečně volné termíny – přičemž dodržuje pravidla pro jednotlivé poskytovatele, včetně toho, kteří poskytovatelé mohou mít dva sloupce a kteří nikdy nesmějí mít dvojí rezervaci. Systém přeplánovává, ruší a zaznamenává každý hovor včetně přepisu, shrnutí a výsledku do záznamu pacienta.
Umělá inteligence během pracovní doby přesměruje hovor na vaši recepci a mimo pracovní dobu zaznamená strukturovanou zprávu s příslibem zpětného zavolání. V obou případech obdrží vaši zaměstnanci kompletní přepis a kontext, takže nikdo nemusí začínat konverzaci od začátku.
Až po každý získaný dolar. Každé kliknutí na reklamu je sledováno až po návštěvu webových stránek, vyplnění formuláře nebo telefonát, záznam o pacientovi a tržby z dokončené léčby – a poté je přiřazeno podle modelů „first-touch“, „last-touch“, lineárního, časově klesajícího a na pozici založeného modelu. Vidíte náklady na jednoho pacienta a celoživotní hodnotu podle jednotlivých kanálů, nikoli náklady na jedno kliknutí.
Váš telefon se stane vstupními dveřmi, které se nikdy nezavřou. Umělá inteligence přijímá každý hovor, rozpozná volajícího podle čísla a informuje ho o jeho schůzce – o hygienistovi, typu návštěvy, zůstatku – a to bez použití předem připraveného scénáře.
Pacienti vyplňují potřebné dokumenty na základě potvrzovací SMS – formuláře ve více než 100 jazycích, elektronické podpisy, fotografie pojišťovacích karet a průkazů totožnosti – a odpovědi se automaticky zapisují přímo do zdravotní dokumentace. Nikdo nemusí psát totéž dvakrát.
Všichni pacienti zítřejšího rozvrhu jsou přes noc automaticky ověřeni – informace o nároku na péči, pojistném krytí a upozornění na chybějící údaje se zaznamenají do karty ještě předtím, než se pacient usadí.
Stačí jeden malý kousek kódu na vašem webu a dvě oprávnění od Googlu, a vaše marketingové výsledky už nebudou jen odhady. Právě tento krok promění tvrzení „měli jsme 50 kliknutí“ na „Google Ads nám v tomto čtvrtletí přinesl jedenáct pacientů v hodnotě 38 000 dolarů“.
Diktujte přímo ze svého křesla, nebo nechte systém vypracovat poznámky z denního programu ještě předtím, než se vůbec posadíte. Umělá inteligence se učí styl a strukturu vyjadřování každého lékaře a hotové poznámky se automaticky ukládají přímo do systému PMS.
Pacienti, u nichž je největší riziko, že se vypaří, jsou vyhledáni a kontaktováni ještě předtím, než zmizí – a nedoplatky se vyřizují samy prostřednictvím platebních odkazů, místo nepříjemných telefonátů.
Zde není třeba nic nastavovat – v tomto kroku se pouze ověřuje to, co již platí. Každý záznam o pacientovi, který jste synchronizovali, je chráněn dvěma nezávislými šifrovacími vrstvami, přístupem založeným na rolích a kompletním auditním záznamem, a to v rámci podepsané smlouvy o obchodním partnerství.
Každý hovor je nahráván a podléhá auditu podle předpisů HIPAA; během několika sekund po ukončení hovoru je přepsán, shrnut a označen podle účelu. Teplotní mapy zmeškaných hovorů přesně ukazují, v jakých hodinách dochází k úniku tržeb, a míra uzavření hovoru sleduje u každého přijatého hovoru, zda došlo ke skutečnému sjednání schůzky.
Jelikož telefonní systém a recepční s umělou inteligencí tvoří jednu platformu, je předávání hovorů plynulé: umělá inteligence může přijímat hovory mimo pracovní dobu, převzít přebytečné hovory, když jsou zaměstnanci u pacientů, nebo odpovídat na všechny hovory 24 hodin denně, 7 dní v týdnu – a to včetně přímého zapsání rezervace do systému PMS přímo během hovoru, který přijala.
Služba Front Desk AI stojí jako doplňková služba 249,99 $ měsíčně – a je součástí balíčku Practice Autopilot.
Zobrazit ceny telefonních systémů →Jakmile se návštěvník stane pacientem – ať už prostřednictvím formuláře, telefonátu nebo rezervace –, jeho anonymní cesta se propojí s jeho skutečnou zdravotní kartou.
Vyřízené a inkasované částky za léčbu se vrací zpět do kanálu, který je vygeneroval, a to na základě pěti modelů přiřazování: first-touch, last-touch, lineární, s časovým útlumem a na základě pozice.
Výsledky jsou přiřazeny k geografickému rozložení pacientů podle PSČ, takže můžete zjistit, které čtvrti – a které kanály v těchto čtvrtích – skutečně přinášejí výsledky.
Rozdíl v jedné větě: jiné nástroje vám řeknou, kolik vás stojí reklama za kliknutí – tento nástroj vám řekne, kolik vám vynesou na jednoho pacienta.
Praktický důsledek: pokud by někdy došlo k přímému odcizení databáze, zloděj by získal pouze řetězce nesmyslných symbolů – žádná jména, žádná data narození, žádná anamnéza. Z pohledu útočníka by data pacientů v podstatě neexistovala.
Kompletní bezpečnostní architektura – infrastruktura, audit, stav dodržování předpisů a volitelná dodatečná úroveň zabezpečení – je k dispozici na stránce „Zabezpečení“. Přečtěte si kompletní přehled o bezpečnosti
Údaje o pacientech jsou nejprve pole po poli zašifrovány pomocí algoritmu AES-256-GCM a poté před uložením překódovány do proprietárních symbolů, přičemž klíče jsou uchovávány odděleně od databáze. Zloděj, který by ukradl celou databázi, by získal pouze nečitelné symboly – žádná jména, žádná data narození, žádné klinické údaje.
Propojení se systémem PMS se obvykle dokončí ještě týž den a digitální registrace pacientů funguje ihned poté. Telefon s umělou inteligencí je zprovozněn během několika dní – nejdéle trvá přesměrování hovorů nebo přenos čísla. Propojení se službami Google trvá asi deset minut, pokud se řídíte kontrolním seznamem v ovládacím panelu. Většina ordinací je plně automatizována do dvou týdnů.
Ano. Pacienti, rozvrh a analytické údaje každé pobočky jsou odděleny pro danou pobočku, zatímco přehledy na úrovni skupiny agregují výsledky napříč všemi pobočkami.
Ano. Smlouva o spolupráci s obchodním partnerem je standardní součástí, přístup je řízen na základě rolí a každý přístup k údajům o pacientech je zaznamenán v auditovém protokolu. Stránky věnované bezpečnosti a dodržování předpisů HIPAA podrobně popisují celý bezpečnostní rámec.
Všechny funkce uvedené na této stránce jsou již součástí platformy – jedná se o přesný postup, který promění praxi založenou na neustálém telefonování a papírových poznámkových blocích na recepci, která zodpoví každý hovor, ověří každý plán, pořizuje vlastní poznámky a sleduje, kam směřuje každý dolar vynaložený na marketing až k jednotlivým křeslům. Na první dva kroky si vyhraďte klidné odpoledne; zbytek se spustí postupně, jak budete postupovat.
20minutová ukázka s vašimi vlastními čísly: jak by vám minulý týden odpověděl telefon s umělou inteligencí, co by odhalila ověřovací kontrola a kolik vám ve skutečnosti vynáší marketing.
Practice Autopilot sdružuje veškeré funkce recepce: hlasovou recepční s umělou inteligencí spolu s kompletním cloudovým telefonním systémem, klinické poznámky s umělou inteligencí, přímou integraci s PMS, neomezené ověřování pojištění, platby pacientů, hlasové zaznamenávání parodontologických záznamů a digitální fax – za 21 252 Kč CZK měsíčně. Při samostatném nákupu by stejné doplňkové služby stály přes 1 200 $ za měsíc.
Ušetřete více než 300 $ měsíčně oproti individuálnímu výběru služeb
Žádné smlouvy • Možnost zrušení kdykoli • 30denní záruka vrácení peněz
Chcete jen, aby se někdo postaral o telefonáty? Tarif „AI Receptionist“ stojí 499 $ za měsíc — viz ceník
Chcete opravdu všechno – virtuální konzultace, analýzu pojistných událostí, Voice Perio, přednostní podporu a navíc prvotřídní zaškolení? Balíček AI Dental Office stojí 1 499,99 $ měsíčně — podívejte se na tarif „Everything“
